Les exigences de la norme EN ISO/CEI 17020 d’octobre 2012 portent sur 8 points en vue de qualifier les organismes en charge des inspections règlementaires et volontaires. Nous traitons ici du point 8 relatif aux exigences en matière de système de management pour option A.

La norme propose aussi, une option B qui renvoie directement aux exigences de la norme ISO 9001 non traitée ici.

Documentation du système de management

La Direction de l’organisme d’inspection doit être engagée dans la mise en œuvre du système de management.

Une politique documentée et tenue à jour doit être définie pour répondre aux exigences de la norme EN ISO/CEI 17020. Cette politique et ces objectifs définis par la Direction de l’organisme d’inspection, doivent être compris et mis en œuvre à tous les niveaux hiérarchiques, dans tous les services transversaux et horizontaux.

La Direction doit nommer un responsable ayant autorité pour garantir le maintien, l’évolution des processus et des procédures. Communément appelé responsable qualité dans les organigrammes, il doit lui rendre compte de la bonne performance du système de management.

La norme EN ISO/CEI 17020 exige que tous les documents, les processus, les systèmes, les enregistrements, en rapport avec le fonctionnement de l’organisme soient inclus ou rattachés au système documentaire.

Et évidement, tout le personnel de l’organisme doit avoir accès au système documentaire le concernant.

Maîtrise des documents

Des procédures sont mises en place afin de maitriser la documentation interne ou externe. Ces procédures décrivent comment l’organisme identifie, approuve, révise, modifie, diffuse les documents qu’il utilise. Heureusement, aujourd’hui les systèmes de Gestion Documentaire GED nous facilitent bien la tâche.

Maîtrise des enregistrements

Il en va de même avec les enregistrements (par exemple : rapports, fiches de surveillance …). La norme EN ISO/CEI 17020 exige d’établir une procédure permettant de définir comment ceux-ci sont stockés, accessibles, protégés, éliminés.

Revue de Direction

Le système de management incluant la politique et les objectifs permettant de répondre aux exigence de la norme EN ISO/CEI 17020 , doit être revue au moins annuellement par la Direction afin de s’assurer qu’il demeure pertinent, adéquat et efficace.

Cette revue de Direction est décrite dans des procédures. Elle doit être planifiée, elle comprend notamment :

• Des informations d’entrée sur: la réalisation des objectifs fixés précédemment, le suivie des actions décidées lors des précédentes revue, les changements pouvant affecter le système, les résultats des audits précédents, les retours des parties prenantes, les réclamations et appels, les actions préventives et correctives.
• Des décisions de sortie sur : l’amélioration de l’efficacité du système, des processus, le respect des exigences de la norme EN ISO/CEI 17020 et les besoins en ressources.

Audits internes

Les audits internes permettent de vérifier que l’organisme respecte les exigences de la norme EN ISO/CEI 17020, que le système de management est bien mis en œuvre, qu’il fonctionne et qu’il est efficacement entretenu.

Les audits internes sont décrits dans des procédures. Ils doivent-être planifiés, documentés et réalisés au moins une fois par an et doivent couvrir toutes les procédures. Le programme d’audits doit tenir compte de l’importance des processus et des secteurs, des résultats des audits précédents.

Ces audits doivent-être réalisés par du personnel qualifié ayant des connaissances en inspection, en audit et sur la norme EN ISO/CEI 17020. Évidement ils ne doivent pas auditer leur propre travail. Dans le pratique, de nombreux organismes font réaliser leurs audits par des intervenants extérieurs, parfois des confrères.

Lors de ces audits, les opportunités sont identifiées et les actions issues des audits internes sont réalisées efficacement dans des délais appropriés.

Une information sur les résultats des audits est transmise au personnel concerné de l’organisme d’inspection.

Actions correctives et préventives

Les non-conformités internes au fonctionnement de l’organisme d’inspection doivent être identifiées et gérées. Si nécessaire, l’organisme doit en rechercher les causes et mettre en place des actions adaptées pour éviter qu’elles ne se reproduisent.

L’organisme établit des procédures pour :

• Identifier les non-conformités internes,
• en déterminer les causes,
• réaliser les corrections,
• déterminer les actions nécessaires pour qu’elles ne se reproduisent,
• enregistrer et mesurer l’efficacité des actions correctives mises en place.

En termes de prévention, l’organisme d’inspection doit faire de même avec les non-conformités potentielles internes à l’organisme. En pratique ces actions préventives ne sont que très rarement mises en place car cette norme est plutôt une norme d’exigence qu’une norme d’amélioration continue.

ACCRÉDITATION en référence à la norme EN ISO/CEI 17020

En France, les organismes d’inspection ou « bureaux de contrôle » peuvent être accrédités par le service inspection du COFRAC. Cette entité garantit la bonne mise œuvre de la norme EN ISO/CEI 17020 notamment par la mission de surveillance dont elle a la charge.

À lire aussi sur même sujet : la norme ISO/ CEI 17020, une solution efficace.

Et également, notre zoom sur la norme ISO/CEI 17020 relative aux processus.